Các lỗi cần để ý khi thuê nơi làm việc

Thuê địa điểm làm việc đã không còn quá lạ lẫm với doanh nghiệp trong và ngoài nước. Vì nhiều tiện ích nó đem đến như trang thiết bị, vị trí thuận lợi,… mà Dịch vụ văn phòng ảo nhiều công ty lựa chọn thuê văn phòng thay vì mua hẳn quyền sử dụng ở chỗ đó. Chính vì lý do này mà các doanh nghiệp đã bớt được một phần kinh phí đáng kể. Nhưng trước khi chọn thuê văn phòng thì Đơn vị thuê chỗ ngồi làm việc Office168 có địa chỉ Đại Thanh Bình Building số 911-913-915-917, Nguyễn Trãi, Phường 14, Quận 5, TP HCM khuyên các bạn cần biết đến các lỗi cần thiết phải lưu ý sau đây.

Tiêu chí thuê văn phòng làm việc không chi tiết

Việc có một bộ tiêu chuẩn chi tiết được lập dựa trên nhu cầu dùng, sẽ giúp quá trình tìm kiếm, lựa chọn văn phòng làm việc được nhanh chóng, hạn chế được những nảy sinh trong quá trình sử dụng. Đồng thời khả năng chi trả của mỗi doanh nghiệp là hữu hạn, do vậy các bạn cần xác định đâu là những tiêu chí bắt buộc phải thỏa mãn để đáp ứng yêu cầu quan trọng nhất của công ty. Đâu là các tiêu chuẩn xem xét, nhưng có thể bỏ qua. Vì vậy nếu có được các tiêu chí cụ thể, minh bạch có thể rút ngắn được một nửa thời gian tìm được nơi làm việc thích hợp.

Có ý định vượt quá khả năng chi trả

Có ý muốn vượt quá khả năng chi trả, hay tâm lý “cố một chút” lựa chọn văn phòng cho thuê rất phổ biến. Với nhiều năm kinh nghiệm trên địa bàn TP.HCM, đơn vị văn phòng ảo Office168 chia sẻ rằng, với những người có ngân sách tiền thuê 12 USD/m2/tháng luôn thấy những văn phòng 14 -15 USD/m2/tháng là hợp lý hơn với họ. Vì chất lượng, đẳng cấp về dịch vụ hơn hẳn các tòa nhà giá thuê 12 USD. Tâm lý thuê văn phòng thì ai cũng có ý định tìm kiếm chỗ nào thoáng đãng, có cảnh, mới, đẹp, giá rẻ…

Tuy nhiên thật sự theo kinh nghiệm nhiều năm của chúng tôi, văn phòng làm việc cho thuê nào cũng có phân khúc của nó, mức giá riêng của nó. Và được giá rẻ thì phải chấp nhận nó không được đẹp, văn phòng đẹp tiêu chuẩn thì phải giá cao. Quan trọng nhất là bản thân mình mong muốn tiêu chuẩn nào là tiên quyết. Cho nên khi gặp tâm lý này dẫn tới hệ quả là quá trình xem xét, chọn văn phòng bị kéo dài, có khi lỡ việc của công ty.

image

Không dự trù cho việc tăng nhân viên

Kinh phí cho việc chuyển văn phòng (làm nội thất, mua sắm bàn ghế, tủ kệ,…) khá tốn kém. Vì vậy, khi công ty quyết định thuê văn phòng làm việc cần tính toán diện thuê thích hợp với kế hoạch tăng giảm nhân sự của doanh nghiệp sau một năm. Nếu không một số công ty sẽ rơi vào viễn cảnh nhân viên quá đông, không đủ chỗ ngồi, phải lên kế hoạch tìm kiếm chỗ mới.

Không để ý thích đáng đến nhân viên

Theo đại diện từ văn phòng Building 168, khi thuê văn phòng làm việc mới, việc quan tâm tới hình ảnh, kinh phí, sự thuận lợi cho đối tác là những tiêu chí đương nhiên cần cân nhắc. Thế nhưng nhiều công ty không có sự quan tâm thích đáng đến nhu cầu của nhân viên - những người trực tiếp tạo ra doanh số cho doanh nghiệp.

Không dành nhiều thời gian cho việc xem xét đánh giá nơi thuê, văn phòng

Có các công ty chỉ “xem” văn phòng làm việc và ra quyết định. Thường thì họ giành 20-30 phút để xem tòa nhà, xem diện tích thuê, nói chuyện với ban quản lý, chụp một vài kiểu ảnh, không ghi chép. Cảm thấy thích thì chuyển sang giai đoạn đàm phán và ký kết Hợp đồng. Hình thức này nhanh, gọn, tiết kiệm thời gian, thế nhưng tiềm ẩn rủi ro.

Ký thư mời thuê và chuyển tiền đặt trước khi chưa xem xét và đàm phán về hợp đồng

Trình tự thỏa thuận thuê văn phòng được các tòa nhà đưa ra gồm 2 bước: (i) Offer Letter, chuyển tiền đặt cọc giữ chỗ tương đương một tháng tiền thuê; (ii) Ký Hợp đồng và chuyển tiếp tiền đặt trước tương đương 02 tháng tiền thuê.

Những thư mời thuê thường không quy định tất cả các vấn đề liên quan tới chi phí khách hàng phải trả. Do vậy, hãy yêu cầu chủ tòa nhà gửi bản thảo Hợp đồng và các bạn hãy thảo luận tất cả vấn đề liên quan đến chi phí trước khi chuyển tiền đặt cọc giữ chỗ. Nếu đã đặt trước giữ chỗ thế nhưng chưa đàm phán hợp đồng, vị thế thương lượng của mọi người sẽ bị suy yếu.

Không đo lại diện tích thực tiễn

Diện tích mà những tòa nhà đưa ra không phải bao giờ chính xác, do vậy đo lại diện tích là điều nên làm. Chênh lệch về diện tích làm gia tăng kinh phí một tháng không lớn nhưng trong toàn bộ thời hạn của hợp đồng 2 – 3 năm là con số đáng kể. Hiện nay một số tòa nhà diện tích cho thuê so với thực tiễn vẫn chênh lệch do đó để giảm rủi ro này trước khi ký hợp đồng chính thức các bạn nên đo lại chính vì vậy một lần nữa.

image

Tìm và chọn lựa đối tác thiết kế thi công nội thất quá muộn

Khách hàng tại Office168 chia sẻ, nếu tìm kiếm và chọn lựa đối tác thiết kế và thi công nội thất sớm, mọi người sẽ có đủ thời gian để chọn lựa được doanh nghiệp đảm bảo về chất lượng và chi phí. Đồng thời khá nhiều đơn vị thiết kế và thi công nội thất sẵn sàng trợ giúp không mất phí việc bố trí mặt bằng, khái toán kinh phí đầu tư. Đây là 2 tiêu chí quan trọng để bạn có quyết định thuê hay không thuê một văn phòng làm việc cụ thể.

image

Trên đây là những tiêu chuẩn mà bất cứ công ty nào cũng sẽ gặp phải và một phần nào đó có sự ảnh hưởng đặc biệt tới một số công ty nhỏ, các công ty mới thành lập cần phải chú trọng. Để hạn chế mắc thêm các lỗi không cần thiết các bạn nên liên hệ để được tư vấn từ các đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ cho thuê nơi làm việc uy tín.